2026-01-27
News
Hungary
PS APPS, automatizál számlafeldolgozás, tranzakcióalapú licenszelés, OCR-alapú számlarögzítés, élő dashboardok, érintésmentes könyvelés
A projekt elindítása és az ügyfél helyzete
A projekt egy hazai cégcsoportnál kezdődött, amelyet négy független vállalat egyesülésével hoztak létre. Pénzügyi és számviteli folyamataik azonban széttagoltak voltak.
Az egyik cég külső könyvelőre támaszkodott, ahol az együttműködés nehézkesnek bizonyult, míg mások a házon belüli könyvelést tartották meg hazai szoftvereszközökkel, amelyek az évek során megfelelő dokumentáció nélkül fejlődtek.
Ahogy a csoport bővült, kritikus kérdéssé vált a szabványosított és skálázható folyamatok igénye. Az ügyfélnek olyan megoldásra volt szüksége, amely képes integrálni a különböző működési modelleket, átláthatóságot biztosítani és támogatni a jövőbeli növekedést.
Ajánlott megoldás: PS APPS
A PS APPS-t javasoltuk – ami nem csupán egy technológiai platform, hanem egy átfogó megoldás, amely ötvözi az automatizálást, a könyvelési szakértelmet és az intuitív használhatóságot.
A megvalósítás során…
- Bevezettük az OCR-alapú számlarögzítést, ami jelentősen csökkentette az adminisztratív munkaterhelést.
- Egyedi jóváhagyási mátrixokat terveztünk, amelyek a szerepekhez és szervezeti egységekhez szabottak.
- Visszafejtettük és újraépítettük a hiányosan dokumentált korábbi integrációkat.
- Tranzakcióalapú licenszelési modellt vezettünk be, amely átlátható és rugalmas költségstruktúrákat biztosít.
A technikai beállításon túl könyvelőink maguk konfigurálták a rendszert – nem IT fejlesztők –, biztosítva, hogy minden funkció tükrözze a valódi számviteli logikát.
Ami a PS APPS-t különlegessé teszi, az az, hogy mennyire zökkenőmentesen ötvözi az automatizálást és a használhatóságot: modern, felhasználóbarát felületet, felhőalapú hozzáférést és egy mobilalkalmazást, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bármikor, bárhol jóváhagyják a számlákat. A rendszer kereshető digitális archívumot és valós idejű számla státuszkövetését is kínál, így a pénzügyi csapatok teljes betekintést nyernek minden tranzakcióra.
A projekt összetettsége és skálázhatósága
Ez a projekt többet jelentett, mint technikai integrációt – valós időben kellett támogatnia a csoport szervezeti átalakulását. PS az APPS lehetővé tette, hogy több entitás működjön egyetlen, auditálható rendszerben, miközben a felhasználói jogosultságok, munkafolyamatok és ERP felületek teljesen testreszabottak voltak.
Ma a rendszer a következőket képes kezelni:
- 110+ felhasználó, köztük 50–60 aktív jóváhagyó és adatbeviteli szakember.
- Évente 18 000 számla feldolgozása.
- Összetett, szerepköralapú jóváhagyási munkafolyamatok, amelyek teljeskörűen auditálhatók és könnyen skálázhatók.
Az architektúra lehetővé teszi a vállalat számára, hogy könnyedén skálázza a működését – új felhasználók, entitások vagy nagy számlamennyiségek hozzáadhatók teljesítmény- vagy folyamatzavarok nélkül.
Üzleti hatás és megtérülés
A PS APPS nemcsak az egyesülést követte, hanem lehetővé tette azt. Bevezetés után:
- A számlafeldolgozás jelentősen gyorsabbá és szinte érintésmentessé vált.
- A hibaarányok drasztikusan csökkentek, és egyetlen számla sem veszett el szállítás közben.
- A riporting, kontrolling és a cash-flow tervezése javult a valós idejű adathozzáférés révén.
- A menedzsment teljes átláthatóságot nyert a számlafeldolgozási folyamatról, lehetővé téve a mélyebben adatvezérelt döntéshozatalt.
Honnan jönnek a megtakarítások?
(a PS APPS versus manuális AP-feldolgozás általános kutatásaink szerint)
| Projektlépés | Hagyományos (ipariági átlag) | PS APPS-szel | Hatékonyságnövelés |
| Számlarögzítés | Manuális adatbevitel, számlánként 5–10 perc | OCR-alapú automatizálás, 1–2 perc számlánként | 70–80%-kal gyorsabb |
| Jóváhagyási munkafolyamat | Email-láncok, korlátozott nyomonkövethetőség | Egy kattintásos, digitális, auditra kész jóváhagyások weben vagy mobilon keresztül | 50–70%-kal gyorsabb |
| Számvitel és kontrolling | Manuális javítások és utánkövetések | Valós idejű állapotkövetés, automatikus közzététel | 40–60%-kal gyorsabb |
| Riporting és elemzés | Statikus Excel-jelentések, késleltetett frissítések | Élő dashboardok + kereshető archívum valós idejű adatokkal | >50%-kal gyorsabb |
Ezek a fejlesztések felszabadítják a könyvelőcsapatokat, hogy az elemzésre és stratégiai feladatokra koncentrálhassanak az ismétlődő adminisztráció helyett – és skálázható, jövőbiztos alapot biztosítanak a növekedéshez.
Tanulságok és ajánlások
A PS APPS ideális választás azoknak a szervezeteknek, amelyek:
- Kinőtték a széttöredezett vagy egyedi rendszereket.
- Szeretnék szabványosítani és automatizálni pénzügyi munkameneteiket.
- Skálázható, auditra alkalmas és könnyen használható megoldásra van szükségük.
Az ERP bevezetéséhez képest a PS APPS teljes számlakezelési ökoszisztémát kínál kevesebb idővel és költséggel, vállalati szintű automatizálást kínálva modern, felhasználóbarát felülettel – bármikor, bárhol elérhető.