2019-12-02
News
Hungary
bérszámfejtés, automatizálás, automatizált folyamatok, papírmentes iroda
A PS által 150 vállalat körében készített tanulmány szerint, a vállalatok egyre inkább papírmentes megoldásokat választanak, és a munkaidő-nyilvántartások nyomtatott formáját lecserélik, A PS a munkaidő-nyilvántartást négy kategóriába osztotta:
I Papír alapú, kézzel töltött és manuálisan rögzítettis
II. Papír alapú, de géppel kitöltött és manuálisan rögzített – pl. e-mail törzsből vagy szöveges fájlból származó adatok
III. Elektronikus, de nem teljesen automatizáltt – pl. Táblázatos forma, amelyet makróval vagy konvertálással lehet betölteni egy másik szoftverbe
IV Teljesen automatizált – például valamilyen felhőalapú munkaidő-nyilvántartó szoftver
A kutatási adatok egyértelműen azt mutatják, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál valószínűbb, hogy automatizálja a munkaidő-nyilvántartást. Míg a 0–25 alkalmazottal rendelkező vállalatoknak csak 1% -a használja ezt a megoldást, a több mint 100 alkalmazottat foglalkoztató vállalatok 47% -a már átváltott online vagy felhőalapú rendszerekre (IV. kategória). Úgy tűnik továbbá, hogy az I. és II. kategóriába tartozó papíralapú nyilvántartást főként kisebb társaságok vezetik: a vállalatok 96% -a 0–25 embert foglalkoztat és a 70–26% -ot foglalkoztató vállalkozások 70% -a, a több mint 100 alkalmazottat foglalkoztató vállalatok csupán 25% -a használja ezt a módszert.
Egyelőre az automatizált munkafolyamatok gyakrabban fordulnak elő a nagyobb cégeknél, mert nagy mennyiségű adatot tartalmaznak, amelyeket a kézi munkafolyamatok nem tudnak kezelni. A tapasztalatok alapján azonban számos vállalat azt állítja, hogy ha a rendszerek készen állnának, akkor inkább az automatizálást használnák, de nem akarnak vagy nem tudnak forrásokat elkülöníteni egy ilyen platform felépítésére.
Jelenleg az egyik legszélesebb körben alkalmazott automatizált rendszer a digitális hozzáférési kapu és az online jelenléti nyilvántartásokat kezelő felület, amely automatikusan tárolja az összes szükséges információt az egyes alkalmazottakról, emberi beavatkozás nélkül. Alapvetően a hagyományos kapu-hozzáférési rendszereket és a papír alapú részvételi lapokat csak olyan helyeken használják, ahol nincs internet-kapcsolat, de hatékonyságuk messze elmarad a digitális megoldásoktól: a mérsékelten összetett jelenléti lap rögzítése kb. 1,5 perc személyenként, az online rendszernél csak néhány percbe telik több száz ember adatainak kezelése.
„Az online jelenléti rendszer előnye, hogy kiküszöböli a többszörös kézi folyamatokat, és elkerüli a helytelen felvételeket és a helyesírási hibákat. A rendszer további előnye, hogy egyértelmű, ki, mikor és milyen információkat tett közzé, és például ,melyik menedzser nem hagyta még jóvá alkalmazottai nyilvántartásait, így az ellenőrzési folyamat felgyorsítható ”- mondta Varga Judit, a PS menedzsere.
Véletlen bejelentkezés vagy kijelentkezés esetén később felülírhatja a kártya adatait vagy az elveszett információkat, vagy az adatok egyesítésével könnyen létrehozhat jelentéseket az előzőleg összegyűjtött információkból. Állandó vagy ideiglenes engedélyek megadásával a csere könnyen megoldható, így az adatkezelés sem csúszik el még ünnepnapokon sem, és megtervezhető.
A jelenléti lapokon túl az automatizált folyamatok fontosak az érvényesítési és adatfeldolgozási szakaszokban is: általában véve jelentősen felgyorsítják a szolgáltató és az ügyfél közötti munkafolyamatot, ha az érvényesítési szakasz automatizálható.
„Az automatizálás és a digitalizálás következő lépése az eszközfüggetlen (mobil, táblagép, számítógép), felhőalapú megoldások, amelyekre példákat és igényeket látunk már a piacon. A munkáltatók és a munkavállalók könnyebben megtekinthetik vagy kezelhetik adataikat bármikor és bármilyen eszközről ”- tette hozzá Varga Judit.