E-commerce skálázási kihívások: működés és pénzügyi komplexitás

Amikor a növekedés már nem a volumenről szól

A kezdeti szakaszban a legtöbb e-commerce vállalat számára a növekedés egyértelműen mérhető: több rendelés, nagyobb bevétel, több csatorna.

Egy bizonyos méret felett azonban a kép megváltozik.

A kihívást már nem a volumen növekedése jelenti, hanem az eltérések kezelése. A különböző rendszerekből érkező adatok nem egyeznek, a ’payment’ és a könyvelés között eltérések jelennek meg, a folyamatok egy része pedig manuális egyeztetésekre épül.

Tipikusan ilyen helyzetek jelennek meg:

• webshop, payment provider és ERP adatai nem egyeznek,
• egyes csatornák eltérő logika mentén működnek,
• a kivételek kezelése továbbra is manuális marad.

Ahogy Sólyom Attila, a PS Digital Transformation Director-a is megfogalmazta: „A növekedés nem a rendeléseknél, hanem az eltéréseknél válik nehézzé.”

Ez az a pont, ahol a működés fókusza eltolódik, és egyre nagyobb hangsúlyt kap a pénzügyi működés szerepe.

A háttérben növekvő komplexitás

A legtöbb szervezetnél ez fokozatosan történik. A folyamatok egy ideig működnek manuális támogatással is: Excel-alapú egyeztetések, külön csapatok a kivételek kezelésére, valamint utólagos ellenőrzések a zárás során.

Egy ponton azonban ez a modell eléri a határait. Amikor több száz vagy több ezer tranzakciót kell összehangolni különböző rendszerek között, a pénzügy már nem támogatja a működést, hanem folyamatosan próbálja utolérni azt.

Ez különösen gyorsan válik kritikus problémává nemzetközi terjeszkedés során.

Nemzetközi növekedés: amikor minden megsokszorozódik

Új piacra lépni üzleti szempontból egyértelmű növekedési lépés, a háttérben azonban minden sokkal összetettebbé válik.

Új fizetési megoldások jelennek meg, eltérő szabályozási környezetekhez kell alkalmazkodni, és gyakran külön entitásokban történik a működés. Az addig működő folyamatok párhuzamosan futnak tovább, sokszor egységes logika nélkül.

Babos János, PS Managing Director, tapasztalata alapján ilyenkor a legnagyobb kihívás nem maga a növekedés, hanem annak kezelhetősége. A különböző rendszerek és működések összehangolása, a riportálás egységesítése, valamint  a kontroll fenntartása egyre nagyobb terhelést jelent.

Hol törik meg leggyakrabban a működés?

A problémák jellemzően három szinten jelennek meg, és ezek egymást erősítik:

• Információ: több adatforrás, de nincs egységes adatkép.
• Folyamat: egymás mellett futó, eltérő működési modellek,
• Kontroll: manuális egyeztetések a rendszerszintű működés helyett.

Ez az a pont, ahol a növekedés költsége már nem lineárisan nő, hanem egyre gyorsabb ütemben emelkedik.

Mi különbözteti meg a skálázható működést?

A jól működő e-commerce szervezetek nem feltétlenül több rendszert használnak, hanem következetesebb működési modellt építenek fel.

A különbség inkább abban látszik, hogy:

• a pénzügy nem utólag rekonstruál, hanem előre látja az eltéréseket,
• a működés nem manuális egyeztetéseken alapul,
• egy új piac nem jelent arányos adminisztív növekedést.

Ez nem kizáró feltétele a növekedésnek, de egyre nagyobb szerepet játszik benne.

A közös működési valóság szerepe

A skálázható működés egyik kulcseleme az egységes „source of truth”, vagyis egy olyan működési modell, ahol az operációs és pénzügyi adatok összhangban állnak egymással.

Ennek hiányában a szervezet folyamatosan utólag próbálja összerakni, hogy mi történt valójában. Egy megfelelően kialakított rendszerben viszont az eltérések időben láthatóvá válnak, és a döntések megbízható adatokra épülnek.

Hogyan jelenik meg ez a gyakorlatban?

A Commerce Backstage Hub beszélgetéseiben is visszatérő elem volt, hogy a skálázhatóság nem egyetlen rendszer bevezetésén múlik, hanem azon, hogy a meglévő rendszerek hogyan kapcsolódnak egymáshoz.

A Process Solutions ebben olyan megközelítést alkalmaz, amely az operációs és pénzügyi folyamatokat egységes logika mentén kezeli, csökkentve a manuális egyeztetések szerepét, és támogatva a valós idejű, pontos pénzügyi működést.

Ezt a működést támogatja a PS APPS (PS Accounts Payable Processing System) megoldás is, amely a több rendszerre épülő folyamatok egyszerűsítésére és automatizálására fókuszál. Egy nemzetközi, tőzsdén jegyzett vállalatcsoport esetében például ez a megközelítés a pénzügyi folyamatok egységesítését és a manuális egyeztetések csökkentését tette lehetővé.

Ez a megközelítés szorosan kapcsolódik a könyvelési és riportálási szolgáltatásokhoz, a pénzügyi működés fejlesztéséhez, valamint az automatizációs megoldásokhoz, amelyek együtt biztosítják a skálázható működés alapját.

A növekedés nem csak a „store front”-on múlik

A digitális kereskedelemben a növekedés továbbra is a terméken, a csatornákon és az ügyfélélményen múlik

Ugyanakkor egyre több vállalatnál válik láthatóvá, hogy a háttérfolyamatok minősége – különösen az operáció és a pénzügy integrációja – szintén meghatározó tényező.

Azok a szervezetek, amelyek képesek egységes működési valóságot kialakítani, nemcsak gyorsabban, hanem kontrolláltabban is tudnak növekedni.

Ha a növekedés során egyre több manuális egyeztetés, eltérés vagy riportálási nehézség jelenik meg, az általában nem egyedi hiba, hanem a működési modell korlátait jelzi.

Keresd fel partnereink honlapjait is: OANDER (oander.hu) – Laurel (laurel.hu)