2023-05-26
News
Czech Republic
digitális transzformáció, digitalizáció, automatizáció, szervezeti kultúra, kultúraváltás, kultúraváltás menedzselése
Szerző: Sólyom Attila, Digital Transformation Director
Process Solutions Kft.
Kezdjük a változásmenedzsmenttel, amely a digitális átalakulás elengedhetetlen eleme: segít a szervezeteknek felkészülni és kezelni az üzleti, szervezeti és technológiai változásokat. A hatékony változásmenedzsment alapvető lépései a következők:
- Jövőkép alkotása a szervezet elérendő állapotáról
- Kommunikálni ezt a jövőképet minden érdekelt felé (munkavállalók, vezetők, tulajdonosok és akár az ügyfelek számára is)
- Bevonni a munkavállalókat, és biztosítani számukra a szükséges képzést és támogatást
Az egyik jelentősebb kihívás annak biztosítása, hogy a szervezet hosszú távon is fenntartsa a változásokat és értéket teremtsen a digitális technológia felhasználásával. Például egy korszerű riporting rendszer kevésbé értékes, ha a belső döntéseket továbbra is sietve elkészített, összekapcsolt Excel fájlok támogatnak. A folyamatos értékteremtést mérőszámokkal, visszajelzési és ellenőrzési eljárásokkal lehet garantálni, így biztosítva a haladást az elvártnak megfelelő fejlődési úton, az összes érintett elvárásainak megfelelve.
Változásmenedzsment és vállalati kultúra
Mi is a vállalati kultúra? A mód, ahogyan végezzük a munkánkat a munkahelyen, azaz formális és informális rendszerek és viselkedésmódok, valamint értékek összessége, amelyeket mind munkavállalóink, mind az ügyfeleink tapasztalnak. [2]
Térjünk vissza a kulturális korlátok kérdéséhez, vagy inkább a kihívásaihoz. A pénzügy és számvitel területén a digitális átalakulás leggyakrabban új eszközök és technológiák alkalmazásával járó, jól ismert, hosszú ideje fennálló gyakorlatok felülvizsgálatát jelenti. A számvitel követi a leginkább kockázatkerülő hozzáállást, különösen, ha szolgáltatásként nyújtják. A menedzsment-számvitelben természetesen több mozgástér van, míg a törvényi megfelelés biztosítása gyakorlatilag merev, hiszen biztosan nem szeretnénk kockáztatni egy súlyos bírságot az adóhatóságtól, mert kísérletezünk.
Bármilyen változás ugyanakkor alapvetően kockázattal jár. Bátran feltételezhetjük, hogy a számviteli szolgáltatások átalakítása több szkepticizmussal találkozik, mint amennyi várakozást a manuális és ismétlődő feladatok megszüntetésének lehetősége hozhat. Így a sikeres és fenntartható digitalizáció során elsődleges prioritást a munkakultúrának és az embereknek kell kapniuk. A költségvetés, az elérhető technológia, a fejlesztés és a megvalósítás mindegyike jelentős szerepet játszik, de – tapasztalataink szerint – a piacon a döntő pont az emberek hozzáállása és viselkedése a változásokkal szemben.
A digitalizáció emberi oldala
Bár a digitális átalakulás ún. „soft” (humán) oldalának súlyát gyakran figyelmen kívül hagyják, szerencsére több módszerünk van arra, hogy a szervezet különböző szintjeire hatást gyakoroljunk. Az emberek kiválóan alkalmazkodnak a változáshoz, de ennek meg van a határa. Meglepő lehet, de úgy tűnik, a Z-generáció alacsonyabb elfogadási határral rendelkezik, mint elsőre gondolnánk – többek közt szinte biztosan azért, mert a változást párbeszédek eredményéből várják [3], nem pedig utasításból – például elképzelhető, hogy nem biztosítjuk számukra az elvárt, így elegendő támogatást és a kétirányú kommunikációs lehetőséget. Ezt tovább gondolva, egy szervezetnek képesnek kell lennie minden egyes munkatársa értékelésére és megismerésére, az általános hozzáállásuk és a változásokra vonatkozó érzékenységük felismerésére. Ezt kérdőívekkel, fókuszcsoportokkal, szélesebb körű felmérésekkel, vagy olyan elköteleződési lehetőségek biztosításával érhetjük el, mint például egy ötletdoboz, és annak metrikáinak kiértékelése.
A megismerés lehetővé teszi számunkra, hogy azon kezdeményezéseknek adjunk prioritást, amelyeket jelenlegi környezetünkben végre tudunk hajtani, és előre visznek minket a digitalizációs stratégia megvalósításának útján, lépésről lépésre. Gondosan ki kell választani, hogy egy adott időben egy szervezet emberei milyen változások elfogadására nyerhetők meg, és milyenekre nem, ugyanis a jó döntés a tervezett digitális átalakulási lépés sikerét jelenti, míg az emberek ellenében való változtatás gyakran hoz kudarcot. Ebben a cikkben a technológia emberi oldalát nem elemezzük mélyebben, de egy későbbi posztunkban tovább vizsgáljuk majd.
Kulturális ellenállás mérséklése
További megfontolásra érdemes, fontos megjegyzés, hogy a változásmenedzselés során a fentről lefelé és az alulról felfelé irányuló megközelítéseket egyszerre kell alkalmazni. Nem gondoljuk, hogy a változás végrehajtása önmagában a hierarchián keresztüli erőltetéssel működhet, mivel minden jelentős változáshoz széles körű, a szervezet egészét érintő alkalmazkodásra van szükség. Hasonlóképpen, a tiszta alulról felfelé irányuló megközelítés is kudarcra van ítélve, ha a vezetőség nem alkalmazkodik, és nem támogatja a kezdeményezéseket előmozdító kollégákat. A két megközelítést hatékonyan kiegyensúlyozni nem könnyű feladat – kezdhetjük a kötelezettségvállalási metrikák elemzésével, az ellenállók és úttörők azonosításával, valamint a korábbi törekvésekből levont tanulságok vizsgálatával. A jó hír, hogy ez a gyakorlat hasonló az előzőekben tárgyalt hozzáállás- és elkötelezettség-értékeléshez, így ugyanazokat az módszereket használhatjuk több cél eléréséhez is.
Lássuk az 5 legfontosabb módszert, amelyeket a kulturális ellenállás kockázatának mérséklésére használhatunk, kezdve az egyszerűen végrehajtható cselekvéseknél, a viselkedési mintákon át haladva a kulturális változások egészét átfogó összetett megközelítésig.
1. Vonjuk be az alkalmazottakat a folyamatba, biztosítsuk őket a kockázatok kezeléséről és mutassuk be az előnyöket!
Nem véletlen, hogy végfelhasználók bevonása a legtöbb projektmenedzsment-módszertanban kötelező (például a PRINCE2 [4] esetében), hiszen kiváló lehetőség a korai alkalmazkodók és a változásokat előidéző munkatársak azonosítására minden szervezeti szinten, ráadásul segíti a digitalizációs csapatot is az üzleti problémák megértésében és megfelelő kezelésében.
Egy kockázatkerülőbb környezetben még szélesebb körű bevonásra van szükség, hogy az előnyök megértését biztosíthassuk, és hogy elegendő, hiteles információt adhassunk a kockázatok kezelésére vonatkozó tervekről. Tartsuk szem előtt, hogy a bevonás nem azonos a státuszjelentésekkel! A valódi bevonás az aktív részvétel lehetőségét adja a valódi (kétirányú) kommunikáció révén, és biztosítja, hogy minden fél megértse a “miérteket”, és akár el is fogadja az azokra adott „válaszokat” a projekt egy adott szakaszában. Ez megvalósítható például bemutatókon, tréningeken, meetingeken, műhelymunkákon vagy brainstorming-gyakorlatokon keresztül.
Fontos, hogy a változásokból származó előnyök és hasznok megismertetésekor ne csak a közvetlen költségcsökkentésre vagy időmegtakarításra fókuszáljunk! Hiszen az is jelentős – a digitális átalakulás alkalmazotti támogatására mozgósító – hatású lehet, ha egy alkalmazott a jövőben értelmesebb feladatokon dolgozhat, ami csökkenti a kiégés kockázatát. A robotszerűen végezhető feladatok automatizálása az alkalmazottak karrierútjára is hatással van, hiszen az emberi erősségeikre, az intuíciójukra és az ítélőképességükre összpontosíthatunk, így egy junior könyvelő sokkal gyorsabban válhat tapasztalt szakemberré, mivel hamarabb és gyakrabban foglalkozhat szakértői értékteremtő feladatokkal.
Más szóval, ha őszintén, hitelesen és folyamatosan tudjuk bizonyítani, hogy a változások jövőbeni előnyei kétségtelenül meghaladják a jelenre gyakorolt nyomás mértékét, és ráadásul jobb munkakörnyezetet, gyorsabb karrierutat kínálnak bármely szintű alkalmazott számára, akkor folyamatosan magas elkötelezettségre számíthatunk.
A szélesebb körű bevonás hátránya természetesen a megnövekedő erőforrásigény, valamint általánosságban az is elmondható, hogy minél több ember vesz részt egy projektben, annál lassabb lesz az érintettek kezelése, az interakciók exponenciálisan növekednek, és egyszerűen a több érdek összehangolása sokkal több erőfeszítéssel jár. Véleményünk szerint azonban az alkalmazottak széles körű részvételével kapott előnyök felülmúlják a magasabb költségeket – természetesen a kihívás itt is a megfelelő egyensúly megtalálása.
2. Vezetőként modelleznünk kell azokat a viselkedéseket, amelyeket csapattagjainkban látni szeretnének!
Míg az 1) pont a legfontosabb bottom-up (alulról felfelé) szempontot érinti, a második helyen a top-down (fentről lefelé) megközelítés, azaz a vezetői részvétel és támogatás áll. Az egyik legérdekesebb kihívás minden jelentős változásnál, ideértve a digitalizációt is, az aktív vezetői támogatás biztosítása és kiaknázása a projekt összes szakaszában, a kezdetektől a végrehajtáson át, egészen a hosszú távú értékteremtésig. A legfontosabb ajánlásunk, hogy a kulcsfontosságú érintetteknek nemcsak támogatniuk kell, hanem aktívan részt is kell venniük a kívánt változásokat támogató viselkedésmintáinak modellezésében az alkalmazottak felé. Az őszinte, következetes és átlátható kétirányú kommunikáció, valamint a „korai alkalmazkodók” is jelentősen segíthetik a munkánkat.
A sikeres digitális átalakítási kezdeményezésnek támogatnia kell a szervezet vezetőit abban, hogy képesek legyenek hatásosan részt vállalni a változásmenedzsment-feladatokban a saját csapatukban. Ezt többféleképpen is elérhetjük:
- több érintett csoportot is bevonó műhelymunkák
- rendszeres jelentések, amelyekben lehetőség van a visszajelzésre
- speciális képzések
- fogadóórák
- korai demók és bemutatók.
A vezetőségnek meg kell értenie az alkalmazottak igényeit és felismernie a frusztrációkat; támogatnia kell a változáskezdeményezéseket, sőt időről időre akár felülvizsgálni azokat és saját javaslatokkal hozzájárulni a vállalat sikereihez ezen az úton is.
3. Alakítsunk ki nyitott és transzparens kommunikációs környezetet!
Bár talán közhelyesnek tűnhet, ez jelentős kihívást jelent egy olyan dominánsan kockázatkerülő környezetben, mint például a könyvelési szolgáltatások nyújtása. Mint korábban említettük, minden változás kockázatokkal jár, és ha valóban bekövetkezik egy „nem kívánatos esemény”, az alkalmazottaknak biztonságban, magabiztosnak és munkájukban támogatottnak kell érezniük magukat. Ezért a reális várakozásokról és a kockázatcsökkentésről szóló kommunikáció alapvető fontosságú. Az alkalmazottak és a vezetőség változási folyamatban való aktív és korai részvételével a kommunikációs problémák jelentősen mérsékelhetők, mivel az előnyök, a kockázatcsökkentési akciók és az elvárások a szervezetben előzetesen és folyamatosan finomhangolhatók a különféle szinteken és csatornákon, így a szervezet már felkészülten várhatja a változások tényleges bevezetésének megkezdését. Nem lehet eléggé hangsúlyozni a kétirányú kommunikáció fontosságát, az egyirányú közlések (pl. prezentációk és „kinyilatkoztatások”) helyett!
4. Ösztönözzük az alkalmazottakat, hogy vállaljanak felelősséget a saját fejlődésükért és tanulásukért!
Bármilyen vállalatnak érdemes megfontolnia ezt a pontot hosszú távú, fenntartható sikerének biztosításáért. Fel kell ismerni, meghatározni és végrehajtani azokat a lépéseket, amelyek biztosítják, hogy a munkatársak legyenek képesek alkalmazkodni a változó környezethez, függetlenül attól, hogy az belső vagy külső tényezők által vezérelt-e. Korábbi cikkünkben [5] többek közt az agilitást is kiemeltük az 5 legfontosabb digitális átalakulással kapcsolatos cél közül. A folyamatos tanulást és fejlődést támogató lépések természetesen általánosabb célok, mint a korábban ebben a cikkben említettek – azonban, ha egy szervezet elősegíti az önképzést és vállalatszintű programokkal támogatja azt – mint például a belső e-learning rendszerek –, akkor ez nagyban növeli a változások hatékony kezelésének esélyét.
5. Teremtsünk olyan kultúrát, amely értékeli és elfogadja a változást!
A legáltalánosabb és leghosszabb távon ható módszer egy olyan szervezeti kultúra meghonosításának elősegítése, amely értékeli és elfogadja a változást. Bármely szervezetnek, amely fenntartható tulajdonosi értéket és növekedést szeretne létrehozni, az észszerű kockázatokat fel kell vállalnia. Ez sok tényezőtől függ, például a piactól, ahol működik, a szűkebb és tágabb környezetétől, a különböző érdekeltek kockázatkerülő vagy kockázatvállaló sajátságaitól stb.
Ha nem vállalunk elegendő kockázatot, a versenytársak előbb-utóbb utolérnek minket. Természetesen, a felelőtlen kockázatvállalás viszont gyorsan kizárhatja – a fiatalabb vagy kisebb – erőforrás-hiányos vállalkozásokat a versenyből, vagy még akár stabil környezetben is súlyos nehézségeket okozhat. A kihívás itt ismét a helyes egyensúly megtalálása.
A fentiekben említett összes módszer segít az átmenetben az észszerű kockázatvállalási szint felé, a változásokat elfogadó kultúra kialakításának sikeres megvalósításában.
Összegzés
Amikor a digitális átalakulásról van szó, nem szabad figyelmen kívül hagyni a komplex digitális rendszerek bevezetésével és használatával kapcsolatos kulturális kihívásokat. Víziót kell alkotni a szervezet kívánt jövőbeni állapotáról, és azt időben és hitelesen kommunikálni kell minden érintett felé, be kell vonni a munkavállalókat és biztosítani számukra az alkalmazkodáshoz szükséges képzést és támogatást.
Az egyik fő kihívás, hogy a szervezet képes legyen hosszú távon értéket teremteni a digitális technológia segítségével. Ennek eléréséhez elengedhetetlen a mutatószámok, visszajelzések és ellenőrzési rendszerek kialakítása, hogy minden érdekelt elvárásainak megfelelően haladhassunk. A pénzügy és számvitel általában kockázatkerülő szakma, így képviselői a digitális átalakulást – más üzleti szolgáltatásokhoz képest – nagyobb szkepticizmussal fogadhatják.
Ki kell emelnünk, hogy a sikeres és fenntartható digitalizáció a munkakultúrára és az emberekre épül. A kulturális ellenállás mérséklésére vonjuk be a munkavállalókat, mutassuk be az előnyöket, biztosítsuk a kockázatok kezelését, vonjuk be a felhasználókat a projektmenedzsmentbe, és teremtsünk egyensúlyt a fentről lefelé és az alulról felfelé irányuló megközelítések között.
A digitális átalakulás előnyei nem csupán a költségcsökkentés és az időmegtakarítás. A sikeres átalakulásnak javítania kell a termelékenységet, növelnie kell a pontosságot, elő kell segítenie a jobb döntéshozatalt és az üzleti növekedést, valamint javítania kell a munkavállalói élményt és az ügyfél-elégedettséget is.
***
A digitális transzformációról szóló blogsorozatunkról:
Célunk, hogy bemutassuk a napjainkban zajló digitalizációs forradalom mindennapi életünket befolyásoló hatásait, legyen szó akár a munkahelyi környezetünkről, akár személyes életterünk gyors átalakulásáról.
Írásainkban az digitalizációs fejlődés általános jelenségeinek bemutatásán túl a számviteli szakma sajátságaira fókuszálunk, ezzel is segítve az ezután érdeklődőket – köztük jelenlegi és leendő munkatársainkat –, hogy könnyebben tájékozódhassanak a szakma forradalmi technológiai változásairól, és a napi folyamatok és a gondolkodásmódunk törvényszerűen bekövetkező átalakulásáról.
Bízunk abban, hogy a szakirodalom folyamatos követésével épülő tudásunkra és többszáz sikeres multinacionális ügyfelünknek nyújtott, elismert szolgáltatásainkból nyert tapasztalatunkra alapozva értékes szakmai anyagokat készítünk. Reméljük, hogy Olvasóinknak, így Neked is segítenek cikkeink a gyorsan fejlődő világunkban való gyors eligazodásban, illetve az ahhoz való eredményes alkalmazkodásban!
Ha hasznosak számodra a cikkeink, és szeretnél pénzügy-számviteli területen dolgozni, keress meg bennünket.
Csatlakozz a PS-hez!
Nézd meg, miért érdemes minket választanod!
Hiszünk abban, hogy a PS-nél elérhető egyedi szakmai fejlődési lehetőségek jó esélyt adnak Neked, hogy karriert építs, és rövid idő alatt elismert szakemberré válhass!
A cikkünkhöz felhasznált források:
[1] whatfix.com/blog/digital-transformation-challenges/
[2] www.greatplacetowork.com/resources/blog/company-culture-meaning-benefits-and-strategies
[4] prince2.wiki/roles/senior-user/
[5] ps-bpo.com/blog/5-key-goals-for-digital-transformation-in-professional-business-services/
* * *
Korábbi kapcsiódó blogbejegyzéseink:
Következő posztunk megjelenéséig nézd meg az alábbi PS In-voice podcast-okat!
Képet kaphatsz arról, hogy miként tekint a Process Solutions a digitalizációs lehetőségekre, és részleteket hallhatsz néhány fejlesztési projektünkről…
PS In-Voice – Digitális transzformáció, avagy az Exceltől az automatizált könyvelési folyamatokig
PS In-Voice – Féljünk-e, hogy elveszi a munkánkat a robotkönyvelő?