2024-06-04
News
Hungary
Digitalizáció, Digitális transzformáció, Automatizáció, rövid távú stratégiai célok, hosszú távú stratégiai célok, innováció, Versenyelőny, intelligens könyvelés, PS APPS
Szerző: Sólyom Attila, Digital Transformation Director, Process Solutions
Azt is megvitattuk, hogy a digitális átalakulás nem csak a legújabb technológiákról szól, mint például az AI (mesterséges intelligencia) vagy a felhőalapú számítástechnika, hanem mélyen összefonódik az emberekkel, akiket érint. A digitalizáció emberi oldalának figyelembevételére fordított erőfeszítések felbecsülhetetlen értéket képviselnek minden digitalizációs törekvésnél, különösen az emberi szaktudásra és elkötelezettségre építő szektorokban, mint a könyvelési és bérszámfejtési szolgáltatások.
A digitalizáció emberi aspektusait ezekben a korábbi cikkeinkben tekintettük át részletesen:
- A változásmenedzsment humánoldali kihívásai és fő célcsoportjai
- A digitális transzformáció humánoldali kihívásai – az emberi magatartást formáló tényezők
Miután korábban kiemeltük a digitális átalakulás során érintett hiedelmek és egyének csoportjainak fontosságát, most helyezzük át a fókuszunkat egy hozzá kapcsolódó, mégis különálló oldalra – az időhorizontra, amelyen belül kitűzzük céljainkat, meghatározzuk a cselekvéseket és hatást keltünk. Milyen jó gyakorlatok vannak rövid és hosszú távon? Kell-e egyáltalán különbséget tenni, és ha igen, milyen előnyökkel jár?
A rövid távú stratégiai célok integrálása a hosszú távú stratégiai célokba
A digitális átalakulást hagyományosan hosszú távú célokkal rendelkező, gyakran több évre szóló, és a folyamat során megújuló stratégiai kezdeményezésnek tekintik. Ezt a stratégiai víziót aztán jellemzően projektekre fordítják le, amelyeket olyan megvalósítható lépésekre bontanak, amelyek egymás után kézzelfogható eredményeket hoznak. A Process Solutions-nél például ilyen a szállítószámla-feldolgozás automatizációja, ami egy máig aktív, éveken átnyúló, önálló és később összekapcsolt modulok fejlesztése, tökéletesítése. A megoldásról korábban bővebben is írtunk:
Egyre inkább felismerjük azonban, hogy ennek a hosszú távú, vagy néha akár túlkontrolláltnak tűnő perspektívának a rövid távú, agilis, gyakorlati célokkal való kiegyensúlyozása nemcsak kívánatos, hanem szükséges is ahhoz, hogy digitalizációs erőfeszítéseink sikeresek legyenek.
A digitális átalakulás során a rövid távú sikerek egyedülálló jelentőséggel bírnak, és túlmutatnak a gyors eredmények következtében tapasztalt azonnali elégedettségen. Az igazi érték azonban abban rejlik, hogy ezek a kis sikerek képesek az alacsonyabb szervezeti szintekről felfelé irányuló elköteleződést biztosítani. A folyamatos fejlődés kultúrájának ápolásával ezek a győzelmek katalizátorként szolgálnak a digitális eszközök szélesebb körű integrációjához. A kisebb léptékű változások elindítása és e sikerek fokozatos kiterjesztése megalapozza a bizalmat és a pozitív megerősítést, és olyan környezetet teremt, amelyben minden egyes apró lépés hozzájárul az átalakulás nagyobb víziójához. A rövid távú digitalizációra való összpontosítás területén a hatékony és eredményes előrehaladás biztosítása érdekében sokféle jellemző kap létjogosultságot. Ezek közül a legfontosabb három a következő:
1. Folyamatos fejlesztési módszertanok integrálása
Az egyik kulcsfontosságú elem a folyamatos fejlesztési módszerek – például a Six Sigma vagy a Lean – zökkenőmentes integrációja a digitalizációs erőkkel. Ez nem csak racionalizálja a folyamatokat, hanem a szervezeti kultúrán belüli folyamatos fejlesztési gondolkodásmódot is meghonosítja. Bár a téma részletes tárgyalása messze meghaladja e cikk kereteit, a folyamatos fejlesztés egyike a legfontosabb rövid távú erőfeszítéseknek, amelyekkel kiegészíthetjük a stratégiai szintről vezérelt digitalizációs programot. Egyes folyamatautomatizálási megoldások, mint például az RPA (robotizált folyamatautomatizálás), általában heteken belül megvalósíthatók, feltéve, hogy a projekt keretei megfelelően körülhatároltak. Az okos adatelemzési fejlesztések is viszonylag gyorsan bevezethetők, különösen már létező riporting-rendszerek esetén, amelyekben a könyvelési szolgáltatók gyakran találják magukat.
2. Az alkalmazások lokalizálása
Nem kell mindennek holisztikusnak és széles körűnek lennie. Egy másik lényeges szempont a konkrét csapatok, folyamatok vagy szolgáltatási ágak megcélzása. A digitalizálási kezdeményezéseknek ezekre a konkrét területekre való szabásával a szervezetek azonnali előnyöket realizálhatnak, és elnyerhetik a kulcsfontosságú érdekeltek támogatását. A digitális kollaborációs eszközök használata például nagyon könnyen korlátozható egy csapatra, részlegre vagy folyamatra, ami kísérleti és koncepció-bizonyítási célt is szolgálhat, hogy elnyerje a változás szükségességében még kételkedő érdekeltek bizalmát, és alapként szolgáljon a további bővítéshez.
3. Alapozó tudás építése
Talán kevésbé nyilvánvaló, de a rövid távú stratégiai megközelítés magában foglalja az alapvető tudás és ismeretek kiépítését, mielőtt tovább lépne a fejlettebb, speciális eszközökre. Elismerve például, hogy az Excel továbbra is mindenütt jelen van és nélkülözhetetlen eszköz a könyvelők − és általában a BPO (Business Process Outsourcing) szolgáltatók − számára, ez az ismerős platform kapuként szolgál a munkatársak a kifinomultabb digitális megoldásokba való bevezetéséhez. A digitalizációval kapcsolatos első sikerélmény és az automatizálás előnyeinek megtapasztalása valószínűleg sokunk számára ezen eszköz segítségével történt meg. Mi is bízunk benne, hogy az Excel egyelőre velünk marad – e témáról a vg.hu e cikkében beszélgettünk részletesebben.
A rövid távú fókusz lényegében a módszertani integráció, a célzott lokalizáció és az ismert eszközök ügyes felhasználásának keverékét foglalja magában, hogy megalapozza a sikeres és fenntartható digitális átalakulás útját.
Lássunk néhány példát a rövid távú digitális átalakítási erőfeszítésekre részletesebben:
Excel-alapú eszközök, például bővítmények vagy makrók
Ezek nagyszerűek a kisebb terjedelmű (csapat vagy akár ügyfél szintű) hatékonyság érdekében, mivel lerövidíthetik − vagy akár meg is szüntethetik − a tömegesen monoton feladatokat, amelyeket a legtöbb könyvelő biztosan felismer a hétköznapjaiban. Illetve már említettük az adatelemzés és a bevonás fokozásának fontosságát: talán közvetve, de ha kevesebb időt fordítanak az adatmásolásra és -beillesztésre, akkor az ügyes könyvelőnek több ideje marad, hogy jobban az adatok mögé nézhessen, és jobb betekintést nyújthasson ügyfeleinek.
Kollaborációs (együttműködési) szoftverek kihasználása
A Microsoft Teams például egy nagyszerű és elég egyszerű platform néhány fájl gyors megosztására, amelyen több ember együtt dolgozhat ‒ ami jól hangzik, ha korábban egymásra vártak. Bár tanácsos egy gyors kiberbiztonsági ellenőrzést és képzést végezni az érintett csapatok számára, hiszen a bizalmas ügyféladatokkal való munkát kiemelt gondossággal kell kezelni.
A tudás és a legjobb gyakorlatok megosztása
Még ha nem is kifejezetten a tanítás céljával történik, a tudásmegosztás hajlamos arra inspirálni néhány embert, hogy a jelenlegi környezetükön belül innovatívan és ne a megszokott sémákban gondolkodjanak, továbbá a saját folyamataikra vonatkozó ötletekkel forduljanak a digitalizálási csapathoz.
Ezzel szemben a hosszú távú digitális átalakítási menetrend
A rövid távú előnyök csábítása egy digitalizációs kezdeményezésben gyakran jelentős kompromisszummal jár, a bizalom kiépítésével és fenntartásával. A hosszú távú célok jelentős, nagyszabású előnyöket ígérhetnek, de az érdekelteknek bízniuk kell abban, hogy a befektetett erőfeszítések meghozzák a várt eredményeket. A kihívás abból adódik, hogy ezen előnyök realizálódásához időre van szükség, ami próbára teszi az érintettek türelmét és hitét. Ezt felismerve a rövid távú elemek integrálása a digitális átalakítási menetrendbe stratégiai szükségszerűségként jelenik meg. A kézzel fogható, gyors sikerek biztosításával a szervezetek nemcsak a bizalom esetleges erózióját ellensúlyozzák, hanem egy rugalmas és alkalmazkodóképes digitális kultúra alapjait is lerakják, mindezt viszonylag alacsony kockázati profil mellett.
Összefoglalva, a cikkben tárgyalt hosszú távú és rövid távú célok összhangjának megteremtése jelentős előnyökkel jár a digitális transzformációs utazásunk során, főleg ha képes összefogni a technológiát és az általa érintett egyéneket. A hagyományos hosszú távú szemlélettől eltávolodva egyre inkább felismerjük, hogy az átfogó stratégiai célok és a rövid távú célkitűzések között alapvető egyensúlyra van szükség. A rövid távú sikerek kulcsszerepet játszanak az alulról felfelé történő elfogadás biztosításában, a folyamatos fejlődés és a pozitív megerősítés kultúrájának előmozdításában. Ez a megközelítés magában foglalja a folyamatos fejlesztési módszerek integrálását, az erőfeszítések lokalizálását és az olyan ismerős eszközök, mint az Excel, ügyes felhasználását az alapvető tudás kialakításához. A hosszú távú előnyök kizárólagos hajszolásával szemben a rövid távú elemek integrálása stratégiai szükségszerűséggé válik, mivel kézzelfogható, gyors eredményeket biztosítva megalapozza a rugalmas és adaptív digitális kultúrát.
* * *
Kövesd a karrieroldalunkat…
…szakmai munkánkról és közösségi életünkrőlszóló cikkeinket és podcast-sorozatainkat, hogy minél jobban megismerhess minket, azért, hogy biztosan tudd, miért érdemes a Process Solutions Csapat tagjának lenni, velünk dolgozni, kiaknázni a folyamatos fejlődést biztosító lehetőségeinket, és így biztos karriert építeni!
A legjobbakkal dolgozunk a legjobbaknak!
Nézd meg programjainkat és állásajánlatainkat!
Jelentkezz hozzánk!
Építs karriert a Process Solutionsnál, a 2006 óta hazai piacvezető számviteli és bérszámfejtési outsourcing-szolgáltatónál.
Következő posztunk megjelenéséig nézd meg az alábbi PS In-voice podcast-okat!
Képet kaphatsz arról, hogy miként tekint a Process Solutions a digitalizációs lehetőségekre, és részleteket hallhatsz néhány fejlesztési projektünkről…
PS In-Voice – Digitális transzformáció, avagy az Exceltől az automatizált könyvelési folyamatokig
PS In-Voice – Féljünk-e, hogy elveszi a munkánkat a robotkönyvelő?